Bien que pour la plupart des gens, le fait de travailler dans des documents Word semble aller de soi, il peut être avisé de connaître toutes les façons qui permettent d’en limiter l’accès. Que ce soit pour créer des formulaires ou simplement en empêcher la lecture par des personnes non autorisées, de nombreuses possibilités, peu ou mal connues, existent. De l’ouverture en lecture seule à la modification de certaines parties uniquement, les moyens à mettre en place sont là pour vous assurer un contrôle plus précis lorsque vous décidez de mettre vos documents en circulation.  

Vos objectifs

Si votre but n’est que de vous assurer que la bonne personne pourra consulter votre document, la protection par mot de passe et, dans les environnements réseau où les utilisateurs possèdent un identifiant numérique, la protection par l’identification de l’utilisateur sont des moyens efficaces.

Si vous voulez vous assurer que les documents soient distribués et qu’il ne soit possible que de consulter vos documents, la protection en lecture seule s’avère très utile.

Si votre but est de mettre un document en circulation et de vous assurer qu’il ne soit que partiellement modifiable, utilisez la protection par restriction des modifications. 

Si vous voulez donner à votre document une protection sur l’identité de son créateur ou une preuve à l’effet qu’il n’a pas été modifié depuis son envoi, utilisez la protection par signature numérique. Ce qui vous assurera de confirmer votre identité auprès de vos destinataires.

La protection par mot de passe

Lors de l’ouverture d’un fichier, Word vous demandera d’ajouter un mot de passe.  Cette protection vous permettra d’encrypter votre document et de le rendre inaccessible. Ouvrez le menu Fichier et Info puis Protection du document et Encryption avec un mot de passe.

Choisissez votre mot de passe

La bonne stratégie pour vos mots de passe est la sélection d’une phrase secrète de bonne longueur. Ce choix vous donne deux avantages importants : le premier, c’est que plus votre phrase est longue, plus il devient impossible de retrouver le mot de passe lors de tentatives de crack (1). Le deuxième, votre mot de passe est plus facile à retenir. Comme autres conseils, placez des majuscules et des minuscules, des chiffres et des caractères non alphabétiques si vous le pouvez. Ça rend le mot de passe encore plus fort. Et, bien entendu, enregistrez votre mot de passe dans un gestionnaire de mots de passe (2).  Pour enlever cette protection, faites le même chemin, mais videz tout simplement la boîte assignée à l’entrée du mot de passe. Et voilà!

Un autre conseil pour vous assurer d’une protection maximale de votre mot de passe, communiquez-le aux personnes désignées par un autre moyen que celui utilisé pour envoyer votre document. Bien que cela puisse sembler évident, n’envoyez pas votre mot de passe par courriel avec le document protégé. Au minimum, procédez à deux envois. Vous pouvez aussi, par exemple, l’envoyer séparément par texto ou par téléphone en évitant de laisser des indices permettant de relier votre message au document protégé. Ce sont de bonnes habitudes qui ne demandent pas trop d’efforts et qui sont payantes à long terme.

Une autre façon

Vous pouvez aussi utiliser la protection par mot de passe en empruntant un autre chemin. Lorsque vous sauvez un document sous un autre nom, vous ouvrez une fenêtre qui vous permet de définir le nouveau nom de votre document. Dans le bas de cette fenêtre, il existe une boîte nommée Outil qui vous donne accès à des options générales. Cliquez puis une nouvelle fenêtre apparaîtra qui contient une boîte où vous pouvez ajouter un mot de passe pour l’ouverture du document.

Protection par lecture seule

Ici, deux options se présentent à vous. Vous pouvez choisir de recommander la lecture seule ou vous assurer que le document ne pourra être consulté qu’en lecture seule. 

L’option Marquer comme final vous permet de contrôler les versions de vos documents en identifiant ceux qui sont les plus à jour. Ainsi, en ouvrant ce document, la mention Marquer comme final apparaîtra dans un bandeau en haut de la fenêtre. Dans ce mode, il vous est toujours possible d’éditer le document. Vous devez alors sélectionner le bouton Modifier quand même. Une fois vos modifications effectuées, vous aurez à ajouter à nouveau la protection Marquer comme final.

À noter : si vous ouvrez un document dont vous n’êtes pas sûr de l’origine, il se peut que le mode protégé soit activé. Ce mode est sélectionné lorsque vos paramètres de protection détectent une origine douteuse, un droit d’accès non accordé, une version très différente de votre logiciel ou la nature possiblement dangereuse du contenu. Office va alors vous aviser par un message en haut de la fenêtre. Dans tous les cas, assurez-vous de ne pas modifier ce statut sans en savoir davantage à ce sujet. Nous verrons dans un autre article, les différents paramètres permettant d’identifier et configurer ces options. 

L’option Lecture seule par le contrôle des utilisateurs permet d’autoriser différents niveaux d’utilisation d’un fichier dont, entre autres, la lecture seule. Il vous faut être dans un environnement de travail possédant un serveur IRM qui peut vous authentifier à partir de votre nom d’utilisateur (identifiant numérique). Le serveur IRM (pour la gestion des droits relatifs à l’information) va vous authentifier si vous travaillez dans un environnement de travail dont vous êtes l’utilisateur principal. Nous n’aborderons pas plus en détail cette option qui s’applique dans des milieux de travail plus importants où la gestion de ces droits est laissée surtout à des administrateurs. Il est aussi possible de ne permettre que le mode lecture seule à partir de la configuration de votre logiciel grâce à la protection par restriction des modifications.

Protection par restriction des modifications

En utilisant ce mode de protection, vous pouvez restreindre l’utilisation de votre document en l’appliquant… 

À la gestion de vos styles.

Vous pouvez ainsi permettre la modification de votre document par l’utilisation exclusive de certains styles, en limitant l’utilisation des styles rapides et en limitant l’utilisation d’autres thèmes que ceux déjà utilisés.

En vous rendant dans Révision, sous Restreindre la modification, vous pouvez faire apparaître les différentes options  applicables. En sélectionnant la boîte permettant de limiter la mise en forme à l’aide de vos styles, vous pouvez accéder à un lien Paramètres qui fera apparaître une nouvelle fenêtre Restriction sur la mise en forme. Cette fenêtre vous permet de sélectionner les styles pouvant être utilisés exclusivement. Dans le bas de la fenêtre, d’autres boites vous permettent de contrôler le formatage automatique, l’utilisation des thèmes ou des styles rapides.

À la modification de votre document.

Il est ainsi possible de n’autoriser que certains éléments d’édition lors de l’utilisation de votre document. En allant dans Révision, sous Restreindre la modification, vous pouvez soit appliquer des limitations à la mise en forme (1) ou soit de limiter l’utilisation de certaines fonctions dans votre document (2).

Marques de révision

Par exemple, en sélectionnant Marques de révision, il sera impossible de désactiver cette fonction lorsque d’autres utilisateurs ouvriront votre document.

Commentaires

Même chose pour les commentaires, les utilisateurs ne pourront qu’ajouter des commentaires au document.

Remplissage de formulaire

Ici, seuls les champs de formulaires seront modifiables.

Lecture seule

Ou, finalement, l’utilisateur ne pourra rien changer au document. Il est aussi possible, à travers ces options, d’ajouter des exceptions lorsque vous travaillez avec un nom d’utilisateur dans un environnement réseau (IRM). Vous pourrez alors préciser les modifications permises pour l’utilisateur.

Protection par signature numérique

La signature numérique dans Word permet de s’assurer de l’identité de l’utilisateur ayant envoyé un document. Elle permet aussi de s’assurer que le document n’a pas été modifié. Pour procéder à la création d’une signature numérique, vous devez posséder un certificat numérique et vous devez créer votre signature dans votre fichier Word. Le certificat, en général, provient d’une autorité de certification, organisme indépendant qui peut confirmer l’authenticité de celui-ci. Vous pouvez aussi créer vous-même votre certificat ou en créer un pour votre organisation.

Dans les deux cas, la démarche demande de préférence un environnement où vous êtes identifié comme utilisateur. Vous possédez alors une identification numérique et vous pouvez créer votre propre certificat. La création d’un certificat et d’un identifiant demande de nombreuses étapes que nous verrons plus en détail dans un prochain article.

Conclusion

Vos documents peuvent maintenant circuler plus librement et vous permettre de réaliser les tâches que vous leur assignez. Moins bien connues, ces fonctionnalités vous permettront de mener à bien vos projets tout en vous assurant un certain contrôle sur leur circulation.

Références 
1. En effet, il existe des utilitaires qui peuvent tenter d’ouvrir votre document en faisant des essais répétés pour tenter de trouver votre mot de passe (attaque par force brute). La longueur de votre phrase secrète vous mettra à l’abri de ce genre d’attaque. 
2. Le gestionnaire de mot de passe est un logiciel qui permet de protéger tous vos mots de passe au même endroit. Il existe de nombreux logiciels dans le domaine propriétaire. Dans les logiciels libres, le logiciel Key Pass II est une référence.

Avis légal : Nos articles sont présentés en tant qu’information générale. Il ne s’agit pas d’avis juridiques, d’avis concernant un domaine ou une profession réglementée. Nos articles sont présentés uniquement en tant que source d’information générale et moyens de vulgariser les domaines de connaissance qui touchent l’ensemble de nos services. S’il y a lieu, vous êtes invités à consulter la législation pertinente et les professionnels qui y sont associés si vous avez l’intention d’utiliser l’information contenue dans nos pages.