La sauvegarde dans Word

TRAITEMENT DE TEXTE

Les bases

Sauvegarde : des précautions simples à prendre

Serge Dufour, rédacteur, Multiscripta, chef de projets documentaires

Vous venez tout juste de fermer votre application Word et au même moment, vous ne savez plus si vous avez pris le temps de confirmer l’enregistrement. Vous revenez dans votre répertoire de travail et vous ne voyez tout simplement plus le titre de votre fichier. Vous passez aux fichiers récents, toujours rien. Là, c’est la panique.

Je vais voir avec vous, pour la plupart des versions de Word, comment éviter les montées et les chutes de pression et comment vous éviter de « googler » une recherche du type « Comment récupérer un fichier Word perdu ».

Les fonctions de sauvegarde dans le logiciel Word restent assez simples d’utilisation. Ce qui est moins simple, la plupart du temps, c’est de mettre en place les bonnes habitudes de travail afin de vous assurer que vos travaux sont bien protégés, et ce, quelles que soient les circonstances.

Les critères

Bien entendu, selon le niveau de protection que vous voulez mettre en place, la configuration va varier.

Pour commencer, il faut que vous réfléchissiez à certains facteurs dont il vous faudra tenir compte et qui influenceront les paramètres à choisir :

Voici les principaux :

1. niveau de protection des fichiers : fichiers sensibles, information critique, etc.;
2. intervalle de la sauvegarde automatique (souvent lié à l’importance du travail effectué);
3. emplacement des fichiers de sauvegarde (local, intranet, nuage).

Votre réflexion vous permettra de mieux définir les deux paramètres les plus importants de la sauvegarde sous Word : la fréquence de sauvegarde et l’emplacement.

La fréquence doit tenir compte de l’importance de votre fichier et du rythme des modifications que vous apportez à votre document. Un fichier très volumineux peut entraîner un ralentissement de votre application. Comme il s’agit d’une tâche en arrière-plan, celle-ci peut ralentir votre séance de travail, ce qui peut vous amener à choisir une période plus longue. De plus, un travail régulier dans un document va avoir l’effet contraire et demander des temps plus courts.

Voici le chemin pour Word 2007 et les versions ultérieures :

Options du menu

Sélectionnez le bouton Office, puis l’option Word.

Choisissez la rubrique Enregistrement. Celle-ci contient à la fois la case permettant l’enregistrement automatique et la boîte permettant de définir l’emplacement par défaut.

En cochant : enregistrer les informations de récupération toutes les : x minutes, et en sélectionnant le nombre de minutes entre chaque sauvegarde.

Pour sélectionner un répertoire de sauvegarde, toujours dans la même fenêtre, sélectionnez l’onglet Dossiers par défaut puis double-cliquez sur fichier de récupération automatique. Une boîte va s’ouvrir qui vous permettra de choisir le répertoire de sauvegarde.

Où sauvegarder vos fichiers

Vous pouvez privilégier la sélection d’un emplacement réseau, d’un répertoire dans le nuage ou tout simplement un répertoire sur une clé USB. Cette option vous protégera encore plus. Vos documents étant ainsi protégés contre la plupart des pannes envisageables.

En cas de plantage de Word, il est toujours possible de récupérer les fichiers à partir de l’outil de récupération des fichiers inclus dans Word. Lorsque vous allez rouvrir Word, cet outil va vous proposer de récupérer les versions les plus récentes de vos fichiers.

Si le module de récupération de Word a bien fonctionné après le plantage, il est possible d’avoir une version encore plus récente que celle sauvegardée par défaut. Le cas échéant, utilisez cette fonction et récupérez un peu plus de votre précieux temps.

Serge Dufour

Technicien en documentation, technicien informatique et gestionnaire de projets chez Multiscripta

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