TRAITEMENT DE TEXTE

Les bases

 

Sans papier, un bureau à la recherche de son identité

 

Serge Dufour, rédacteur, Multiscripta, chef de projets documentaires

21 février 2019

Les avantages d’un bureau sans papier sont multiples et permettent d’atteindre des objectifs diversifiés qui, ensemble, apportent une efficacité accrue et une image positive à votre organisation.

Économies d’échelle en temps et en argent, sécurité ET atteinte d’objectifs de développement durable sont les principaux avantages que vous pouvez tirer d’une telle application.

Les principaux avantages sont :

  • empreinte environnementale
  • gain de temps
  • travail collaboratif sur les documents
  • modifications facilitées
  • sauvegardes sécuritaires
  • etc.

Qu’est-ce que le bureau sans papier?

C’est le transfert de vos documents analogiques (papier, film, photo, etc.) en documents numériques (PDF, document Word, fichier vidéo, fichier image – JPG, TIFF, PS, etc.). C’est aussi la mise en place des outils permettant la création et l’utilisation de documents numériques lors de vos activités quotidiennes. Il s’agit bien sûr d’une démarche qui ne peut pas faire disparaître l’utilisation du papier puisque celui-ci possède toujours des avantages indéniables dans le fonctionnement d’une organisation : envoi de documentation aux clients, bons de commande, etc. Le bureau sans papier permet surtout de traiter les parties moins vitales de votre documentation, de protéger les documents importants et d’assurer une meilleure protection de vos environnements de travail.

Quant aux documents dont la teneur est régie par des lois ou des règlements (confidentialité, authenticité des documents, etc.), il vous faut apporter des mesures particulières. Si vous avez réellement l’intention de convertir ces documents, l’assistance d’un conseiller juridique se révèle incontournable puisque ces mesures demandent la mise en place de pratiques qui vous protégeront ainsi que ceux qui font affaire avec vous.

Un choix sur mesure

Le choix d’un bureau sans papier doit se faire en tenant compte de vos besoins réels. Une application sur mesure à des champs d’activités précis dans votre organisation vous permettra de maximiser votre investissement.

De plus, selon l’importance de votre transformation, envisagez de mettre en place un système de gestion de contenu et d’harmoniser celui-ci avec votre système de classification actuel.

Classement des documents

Se retrouver avec des milliers de documents sans un système de classement et d’indexation suffisant ou avec plus d’une façon de traiter et repérer vos documents, c’est un peu courir à votre perte. Avec le temps, les écarts deviennent vite ingérables. Dans ce sens, si vous prévoyez mettre en place un tel système, essayez d’évaluer vos besoins futurs et pensez aux différents outils qui devront évoluer avec la croissance de votre organisation et la production prévue de vos documents : besoins en formation, besoins de développement et de support logiciel, systèmes de classification et d’indexation adaptés à la croissance prévue, etc.

Dans ce sens, le bureau sans papier, c’est beaucoup plus que numériser du papier. C’est une aventure qui demande un minimum de planification, toujours plus de ressources que ce qu’on peut imaginer au début et des objectifs clairs et réalisables.

Serge Dufour

Serge Dufour

Technicien en documentation, technicien informatique et gestionnaire de projets chez Multiscripta

 

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Passionné par la recherche de solutions documentaires, je cherche constamment à trouver des moyens uniques de résoudre les besoins en information des organisations, entreprises et professionnels d’ici. Le traitement de l’information et sa présentation visuelle sont au cœur de tout ce qui me passionne. Écrire dans un blogue est une façon pour moi de partager cette passion avec tous ceux et celles qui la vivent dans leurs activités de tous les jours, comme défi, comme problème et comme motivation dans leur besoin de s’améliorer en tant que personnes et organisations.

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