DOCUMENTS SPÉCIALISÉS

Des outils essentiels

 

Le formulaire : un passe-partout pour votre organisation

 

Serge Dufour, rédacteur, Multiscripta, chef de projets documentaires

4 avril 2019

Le traitement de l’information est un processus essentiel dans toute organisation. Le formulaire est depuis longtemps une des façons utilisées pour recueillir et organiser cette information.

Bien qu’utilisé couramment, le formulaire papier présente son lot d’inconvénients. Lorsqu’il vient le temps de traiter les renseignements, la manipulation se révèle lente et peu économique, la sécurité des informations est facilement compromise et l’adaptation du document est fastidieuse.

De nos jours, il existe des alternatives qui permettent de mieux rentabiliser cette ancienne forme de traitement, le formulaire PDF et le formulaire HTML. Aujourd’hui, nous parlerons du formulaire PDF.

Le formulaire PDF : un outil

Nous étudierons la création de formulaire à l’aide du logiciel d’Adobe, Acrobat. Qu’il s’agisse des dernières versions d’Adobe Acrobat (X ou XI) ou Adobe Acrobat DC, ce logiciel permet de créer et modifier facilement des fichiers PDF avec de nombreuses possibilités de configuration (fusion, séparation, modifications, création, etc.).

Il permet d’appliquer des mesures de sécurité variées sur un document PDF : lecture seule, protection par mot de passe, authentification, etc.

Et il permet aussi de créer des formulaires PDF interactifs. Ce qui est notre sujet.

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Pourquoi utiliser un formulaire en format PDF

Le format PDF (Portable Document Format) jouit d’une grande popularité en raison de la simplicité et de la rapidité avec laquelle du contenu peut être mis en ligne sur le Web. Selon plusieurs spécialistes, ce format permet de profiter du meilleur des deux mondes : diffuser beaucoup de contenu à un coût minime et rendre ce contenu facilement disponible sur le Web. Son évolution, liée au développement du numérique, n’a pas cessé d’apporter des avantages lors de son utilisation… bien qu’il reste encore certains inconvénients

Les avantages

Pour bien comprendre les avantages du formulaire PDF, il importe de parler des inconvénients liés aux formulaires papier. Que ce soit le temps passé à gérer leurs modifications ou à en collecter les données ou encore les risques juridiques qui y sont associés, les formulaires papier sont synonymes d’une époque et gagneraient à migrer vers le format numérique. Ces aspects représentent des coûts qui, une fois estimés correctement, peuvent en convaincre plus d’un d’opter pour le passage au numérique.

Les avantages se résument ainsi :

  • Diminution des coûts reliés à la production des formulaires (main-d’œuvre, impression, entreposage, etc.).
  • Risques juridiques moindres : perte de documents, contrôle de l’accessibilité accru, destruction des formulaires (1).

 

L’utilisation en est facilitée par les options qui y sont associées, par exemple :

  • info-bulles;
  • zones d’information plus denses
  • lecture et écriture facilitées par l’utilisation de caractères clavier
  • nombre d’erreurs diminuées par le contrôle des champs
  • protection des renseignements ajoutés;
  • validation des informations;
  • distribution et collecte des informations facilitées;
  • temps de recherche des renseignements diminué.
  • temps de traitement pour la collecte des renseignements diminué;
  • diffusion facilitée grâce à un format compatible sur toutes les plateformes.

Les inconvénients

Il en existe et ils sont liés, entre autres, à des normes d’accessibilité et à des contraintes juridiques. Ils demandent l’utilisation d’un logiciel et d’un environnement de travail informatique. Ce qui doit être évalué au niveau de vos destinataires.

Les documents PDF (et les formulaires) ne sont pas toujours accessibles aux personnes handicapées grâce aux outils qui leur permettent de les consulter malgré leur handicap. Si vous devez répondre à certains standards, vous pouvez toujours les mettre à niveau avec des standards reconnus comme celui sur l’accessibilité des documents téléchargeables (2). De nombreuses règles juridiques provinciales, fédérales et municipales exigent que certains renseignements soient préservés en version papier. La consultation d’un conseiller juridique est essentielle pour valider les exigences liées à vos formulaires

Création d’un formulaire en format PDF interactif

Une fois convaincu de l’importance d’utiliser un formulaire PDF, voyons maintenant les principales étapes de sa création.

Bonifier ce qui existe déjà

La mise en page d’un formulaire peut se faire entièrement à partir du logiciel Adobe. Il est toutefois plus avisé d’utiliser ce que vous avez déjà produit, par exemple, avec un logiciel de traitement de texte. La raison principale? Acrobat va construire votre formulaire par-dessus l’ancien. Ce qui représente de nombreuses économies… De plus, la mise en page est plus élaborée dans un logiciel de traitement de texte, ce qui vous donnera une meilleure qualité visuelle.

Les champs remplissables, les bases

Ainsi, une fois votre document terminé et transféré en format PDF, vous pouvez commencer à utiliser les fonctions avancées d’Acrobat. La barre d’outils des champs comporte les grandes catégories suivantes : codes à barres, boutons, cases à cocher, zones de liste, boutons radio et champs de texte.

  • Codes à barres : ils permettent de faciliter le traitement des formulaires traités au format papier. Ils sont associés à des fonctionnalités supplémentaires payantes d’Acrobat et sont surtout utiles pour le traitement de grands volumes.
  • Boutons : ils permettent de mettre en place des actions interactives comme l’envoi du formulaire, le lancement d’un script, la modification de l’affichage, le démarrage d’un contenu multimédia, etc.
  • Cases à cocher : elles permettent d’établir une sélection dans une série d’éléments. Par exemple, pour l’état civil, l’acceptation d’une condition, etc.
  • Zones de liste : elles permettent de sélection une ou plusieurs options à partir d’une liste de choix.
  • Boutons radio : ils permettent de définir un seul choix parmi plusieurs options.
  • Champ de texte : le classique des formulaires, là où les principales informations vont s’enregistrer.

Les propriétés des champs remplissables

Pour chaque type de champ, il existe de nombreuses avenues permettant de modifier le contenu et l’apparence de ceux-ci. Les propriétés générales s’appliquent à tous les champs et permettent de définir des éléments tels que la position de l’élément, sa lecture seule ou son caractère obligatoire. Des propriétés plus spécifiques permettent de personnaliser le format (police, couleur, etc.).

Les modes de protection des formulaires

Les options de protection pour vos formulaires sont variées avec Acrobat et permettent d’assurer une plus grande confidentialité pour les renseignements qui y seront consignés. Il est possible, par exemple, d’associer un mot de passe à l’ouverture du formulaire. C’est une mesure intéressante pour tout ce qui concerne les renseignements personnels qui s’y trouveront. Additionnez le chiffrage de votre formulaire et vous vous retrouvez avec un niveau de sécurité assez élevé. Il est aussi possible de ne pas permettre certaines opérations telles que l’impression ou la modification du formulaire.

Pour aller encore plus loin et pour une production plus importante de formulaires, il est même possible d’attribuer un certificat SSL à votre document pour en permettre l’authentification par les destinataires. D’autres options, plus poussées, permettent de gérer la circulation des formulaires à partir de serveurs dédiés qui en assurent la protection. Mais ça, c’est une autre histoire.

Les différents modes de diffusion

L’option la plus simple pour les besoins ordinaires reste l’envoi individuel par messagerie. Cette solution demandera un traitement manuel de chaque formulaire envoyé et retourné et permettra de personnaliser vos envois. Cela convient pour des envois de faible importance, quelques dizaines de formulaires. Un peu d’huile de coude fera l’affaire. L’idée étant d’équilibrer le temps passé à mettre en place l’infrastructure de diffusion et les problèmes techniques versus le travail à la pièce.

L’option de diffusion est aussi offerte dans Acrobat et permet de centraliser le traitement. Le traitement pourra se faire en fonction d’un serveur dédié à la réception des formulaires ou en fonction d’une adresse courriel de retour. Cette option invitera les destinataires à retourner leur formulaire en y ajoutant leur nom et leur adresse courriel. Ce qui vous facilitera le suivi des réponses (3). Nous reviendrons dans un autre article sur les différentes façons de mettre en place ce type de solution.

 

Oui ou non, imprimé ou en format PDF

Pour conclure, il faut mentionner que le choix a faire dans l’utilisation d’un formulaire demande de bien connaître ses besoins. Il peut paraître évident que le formulaire PDF est un indispensable, mais je vous invite à faire un petit exercice et à mettre dans la balance des facteurs comme :

  • l’évolution de vos besoins à court et à moyen terme,
  • le niveau de maîtrise des environnements numériques chez vos utilisateurs et chez vos employés
  • le nombre de documents à diffuser;
  • la complexité des informations à collecter, etc.

Bonne réflexion.

 

 

 

 

Références 
1. Il importe de consulter un conseiller juridique pour évaluer les risques associés à l’utilisation des formulaires.
2. Entre autres, le standard SGQRI 008-02 sur l’accessibilité d’un document téléchargeable. Voir à l’adresse : https://www.cspq.gouv.qc.ca/faire-affaire-avec-le-cspq/famille-de-services/sous-famille-de-services/services/service/accessibilite-des-documents-telechargeables/?no_cache=1
3. De nombreuses autres options restent à découvrir et feront l’objet d’autres articles.

Serge Dufour

Serge Dufour

Technicien en documentation, technicien informatique et gestionnaire de projets chez Multiscripta

 

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Passionné par la recherche de solutions documentaires, je cherche constamment à trouver des moyens uniques de résoudre les besoins en information des organisations, entreprises et professionnels d’ici. Le traitement de l’information et sa présentation visuelle sont au cœur de tout ce qui me passionne. Écrire dans un blogue est une façon pour moi de partager cette passion avec tous ceux et celles qui la vivent dans leurs activités de tous les jours, comme défi, comme problème et comme motivation dans leur besoin de s’améliorer en tant que personnes et organisations.

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