GABARITS ET MODÈLES
Des outils essentiels
La charte graphique et les avantages d’une image bien pensée
Serge Dufour, rédacteur, Multiscripta, chef de projets documentaires
Ce que dit la définition d’une charte graphique, ou cahier des normes graphiques : c’« est un document de travail qui contient l’ensemble des règles fondamentales d’utilisation des signes graphiques qui constituent l’identité graphique d’une organisation, d’un projet, d’une entreprise. » (1)
Si vous n’utilisez pas encore de charte graphique dans votre organisation, il est plus que temps d’y consacrer un minimum de votre temps. Un travail que vous pourrez améliorer et qui vous garantira dès le départ une image professionnelle, une impression qui renforcera la crédibilité et la cohérence de votre organisation.
Une grille pour vos documents
La charte graphique se construit autour des éléments qui caractérisent l’information produite et diffusée par votre organisation. C’est pourquoi elle se décline selon les grandes catégories liées à votre contenu : sites Web, réseaux sociaux, correspondance courriel, documents imprimés et électroniques, logiciels d’entreprise, etc. On retrouvera donc des caractéristiques générales qui s’appliquent à l’ensemble de vos contenus et, selon le type, des éléments plus spécifiques propres à ceux-ci.
Une charte pour tous les goûts
Charte éditoriale, identité visuelle, charte pour le Web, normes de présentation, quel que soit le nom qu’on leur donne, ces documents sont là pour vous accompagner et encadrer la création de vos contenus. En général, ils ne doivent pas être plus complexes que ce que vous produisez et doivent prendre en compte vos besoins actuels et prévisibles à moyen terme.
Dans la majorité des cas, vous n’aurez pas besoin d’une aide particulière pour passer en revue les éléments qui vont caractériser votre charte. Bien qu’il puisse arriver que vous deviez confier en partie cette tâche, vous devrez quand même vous y attarder.
PhotoExpress.com
Pourquoi réinventer la roue
Commencez par bien examiner la documentation que vous avez déjà produite. Vous aurez peut-être déjà sans le savoir commencé à définir quelques éléments de votre charte. Type de police utilisée, position de vos identifiants, entêtes et pieds de page qui reviennent, couleurs utilisées, voilà autant d’indications qui vous permettront de démarrer votre projet de charte. Bien entendu, les choses pourront vite devenir plus sérieuses lorsque vous aborderez d’autres moyens de communication avec, par exemple, l’ajout d’un site Web. Mais en attendant, vous pourrez facilement vous laisser inspirer par les nombreux exemples qui existent déjà sur le Web et qui contiennent en bonne partie les questions que vous pourrez vous poser au sujet de votre charte graphique.
Avec la recherche Google, vous pouvez trouver des chartes existantes en effectuant une recherche avancée de ce type : « charte graphique » filetype:pdf. Vous pouvez préciser votre recherche en ajoutant, par exemple, des mots comme logo (« charte graphique » logo filetype:pdf) ou publication (« charte graphique » publication filetype:pdf), etc. Après avoir parcouru quelques-uns de ces documents, vous aurez une bonne base pour continuer votre travail. Ainsi, même si vous finissez par bloquer sur certains, vous aurez quand même la possibilité de faire un travail pour lequel vous êtes bien placé. Une fois recensés les différents types de contenu que vous produisez, commencez à consigner les éléments les plus pertinents.
La charte éditoriale : définition
« Une charte éditoriale est un document de référence destiné à assurer la cohérence et la qualité d’une publication […]. La charte aborde à la fois le fond et la forme des contenus à publier. » (2). C’est ce qui rend uniforme la présentation de vos documents. Vous pourrez la préciser selon la nature de ceux-ci : documents électroniques, publications pour impression, type de document, contenu Web, etc.
De façon générale, cette charte se définit en fonction du type de contenu (entêtes de lettre, cartes d’affaires, documents d’affaires, etc.) et selon des éléments de mise en page et de présentation de votre contenu.
Vous ne pouvez peut-être pas vous attendre à produire une charte exemplaire, mais vous aurez de bonnes bases si vous finissez par faire affaire avec des ressources extérieures
- couleur et palette de couleurs;
- polices utilisées, tailles et graisses de police (gras, italiques, etc.);
- éléments de mise en page (interlignes, feuilles de style, format, marges, pagination, entête, pied de page, sections, etc.);
- position et tailles des éléments visuels tels que votre logo, vos icônes, etc. (type, emplacement, tailles prescrites, versions à utiliser, etc.).
Une application bien pratique
Une fois votre charte définie, vous pouvez utiliser votre logiciel de traitement de texte afin de créer vos modèles. Ce sont des gabarits qui permettent de définir la majorité des éléments qui composent votre charte éditoriale : police, contenu graphique, mise en page des paragraphes, insertions d’éléments graphiques, marges, tabulation, entêtes et pieds de page, styles, etc.). Autant d’éléments qui faciliteront l’uniformisation de vos documents et qui vous permettront d’économiser un temps précieux. Ainsi, vous pouvez créer des modèles pour chaque type de document produit par votre organisation.
Utilisation des modèles dans Office
Dans Office, la procédure reste assez simple et peut aussi s’avérer profitable si vous voulez partir de modèles déjà existants. Par défaut, à chaque fois que vous ouvrez Word, vous utilisez sans le savoir un modèle. Il contient les paramètres par défaut qui définissent votre document à l’ouverture.
La création d’un nouveau modèle s’effectue par la sauvegarde de votre gabarit dans un format portant l’extension dot ou dotx (selon votre version). Ainsi, une fois peaufiné votre document, vous pouvez l’inclure dans votre banque de modèles et commencer votre collection.
Vous pouvez aussi envisager l’utilisation de modèles déjà existants. Question de vous « éviter des pas » ou de vous inspirer, les modèles offerts en ligne sont une façon rentable d’agrandir votre collection.
Des modèles de base existent, par défaut, dans la plupart des logiciels d’Office. Il est aussi possible de recourir à des ressources extérieures et gratuites comme celle de la page « Modèles et thèmes Office » (3). Il faut noter que ceux-ci restent de facture « simple ». Ils offrent une base, mais du travail reste à effectuer pour les mettre à niveau pour votre banque.
Ligne éditoriale, guide de rédaction, identité visuelle, etc.
Si vous prévoyez produire un grand volume de publications, vous avez peut-être intérêt à commencer vos propres règles pour la production de ces contenus. Style d’écriture, calendrier de production, clientèle visée, étapes de validation de vos documents, voici autant d’éléments qui peuvent vite devenir pertinents pour votre équipe de rédaction.
La règle : plus votre volume de production s’agrandit, plus l’exercice devient profitable. Si vous avez déjà une présence sur le Web que vous envisagez de tenir un blogue, l’effort ne pourra que vous être bénéfique. Ces outils vont servir à encadrer toutes vos activités de rédaction. Par exemple, le calendrier de rédaction se révèle pertinent pour la planification de votre contenu en fonction des intérêts de votre public cible : saisonnalité, dates à souligner, fréquence des publications, thèmes récurrents, etc. La ligne éditoriale, elle, vous permettra de préparer le terrain lors de vos rédactions en définissant à l’avance des éléments comme la définition des clients ciblés, le vocabulaire à utiliser, le choix des sujets présentés, l’importance des textes à produire selon les canaux utilisés, le style d’écriture, sélection des rédacteurs, etc.
N’oubliez pas, bien qu’une ressource extérieur puisse vous offrir ses services ou vous vendre du clé en main, vous aurez toujours à enrichir votre réflexion sur les objectifs que vous visez. Dans la plupart des cas, vous aurez à mettre la main à la pâte.
Alors, autant vous lancer dans l’exercice le plus tôt possible.
Pour simplifier
Quels que soient les noms qu’on puisse leur donner, les outils qui vous permettront de bien encadrer la production de vos contenus doivent suivre vos canaux de communication : communication interne, par courriel, sur le Web, dans les réseaux sociaux, etc.
Quelle que soit la façon dont ces guides sont construits, ils se composent d’une partie commune, liée à vos décisions d’affaires (clientèle visée, identité visuelle, etc.) et d’une partie propre au canal utilisé (référencement pour le canal Web, normes d’impression pour vos documents internes, etc.).
Et n’oubliez pas, n’essayez pas de produire des outils plus complexes que ce que vous prévoyez produire à court et moyen termes. De toute façon, puisqu’ils évoluent sans cesse, vous aurez toujours le plaisir d’y replonger le moment voulu.
Bonne réflexion.
Serge Dufour
Technicien en documentation, technicien informatique et gestionnaire de projets chez Multiscripta
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Passionné par la recherche de solutions documentaires, je cherche constamment à trouver des moyens uniques de résoudre les besoins en information des organisations, entreprises et professionnels d’ici. Le traitement de l’information et sa présentation visuelle sont au cœur de tout ce qui me passionne. Écrire dans un blogue est une façon pour moi de partager cette passion avec tous ceux et celles qui la vivent dans leurs activités de tous les jours, comme défi, comme problème et comme motivation dans leur besoin de s’améliorer en tant que personnes et organisations.
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