TRAITEMENT DE TEXTE

Les bases

 

Économisez votre temps avec style

 

Serge Dufour, rédacteur, Multiscripta, chef de projets documentaires

3 juin 2019

La conception d’un document dans Word demande un nombre impressionnant de décisions. Sur ce nombre, beaucoup risquent d’être rejetées ou ajoutées. Tandis que d’autres devront être corrigées en cours de route et demanderont de nombreux changements. Ce qui représente un temps énorme, consacré à la création de vos documents.

Votre temps est précieux…

Heureusement, de nombreux outils sont disponibles dans Word pour faciliter le travail de mise en page. Principalement, nous retrouvons les thèmes, les styles et les modèles.
Les avantages qu’apporte l’utilisation de ces outils sont innombrables, mais les principaux sont :
– une grande économie de temps;
– et le traitement uniforme des documents.

Utilisés ensemble, ces trois outils permettent d’accroître grandement votre efficacité.

La feuille de style

La feuille de style dans Word est composée de toutes les caractéristiques de mise en forme qui permettent de mettre en page un document :
– type de police;
– grosseur de caractère;
– tableaux;
– listes;
– interligne;
– tabulations;
– couleur, etc.

Elle fonctionne comme un aide-mémoire. Vous pouvez ainsi créer une « note » qui vous permettra de recueillir les modifications que vous souhaitez apporter dans certaines parties de votre document, et de l’entreposer dans une « banque de notes » que vous pourrez utiliser à votre gré tout au long de vos travaux.

Tous les documents dans Word sont associés à un gabarit, par défaut. Ce gabarit, associé à une extension particulière (.dotx), regroupe des styles prédéfinis qui servent de base lorsque vous créez un document. Ce sont les styles que l’on retrouve dans le ruban Accueil : Styles. D’autres styles se créeront aussi au fil de modifications que vous apporterez à votre document.

Comme nous le verrons plus loin, vous pouvez aussi spécifier les caractéristiques et le nom de vos styles à l’aide de ce panneau. C’est une méthode simple pour créer des styles.

En général, les styles par défaut peuvent satisfaire la plupart de vos besoins, mais deviennent vite difficiles à gérer ou incomplets lorsque vous augmentez votre production de documents :
– confusion des noms;
– ou noms de styles non significatifs;
– multiplication de déclinaisons presque identiques;
– nombre élevé de styles, etc.

L’autre méthode consiste à les créer de toutes pièces en définissant vous-même les éléments pertinents. Nous y reviendrons.

Les types de style

Il existe plusieurs types de style dans Word. Les principaux sont le style paragraphe, caractère et de type lié. On retrouve aussi les styles liste et tableaux qui sont utilisés à partir d’autres sections dans Word.

Le style paragraphe

Ce style ne s’applique qu’à la mise en forme des paragraphes. Lorsqu’il est sélectionné, il s’applique au paragraphe au complet.

Le style caractère

Plus restreint, celui-ci s’applique uniquement à un ensemble de mots. Il ne concerne que les caractéristiques attribuées à un caractère : police, couleur, graisse, etc.

Le style lié

C’est un style qui se confond avec le style de paragraphe, exception faite de l’étendue de son l’application. Il s’agit d’appliquer un style de paragraphe à une partie de paragraphe, à quelques mots.

Le style tableau

Celui-ci ne s’applique qu’à partir de la boîte de dialogue Tableau. Il permet d’emprunter des styles de tableaux conçus par défaut. Il vous permet aussi d’adapter ceux-ci à vos besoins en créant de nouveaux styles.

Le style liste

Même chose ici. Le style de liste s’ouvre à partir de sa boîte de dialogue. Dans cette boîte, il est possible, à l’aide du bouton liste à plusieurs niveaux, de définir la plupart de vos styles de liste, allant des plus simples listes à puces aux listes de titres hiérarchiques avec numérotation.
Ce style, peu ou mal utilisé, mériterait d’être mieux connu. Nous y reviendrons.

La création et la modification des styles

Comme nous l’avons mentionné au début, la création de style se fait de plusieurs manières et c’est une bonne chose.
Que ce soit dans le ruban Accueil, le panneau Styles ou le bouton contextuel, la création et la modification des styles est ainsi grandement facilitée.

Le ruban Accueil permet d’appliquer des styles déjà en place. Il permet aussi d’en créer de nouveaux. Même chose pour le panneau de gauche appelé par le développement du ruban Style.
Lorsqu’un style est déjà créé, il est possible, avec le menu déroulant associé à chaque style :
– de sélectionner les parties du texte associées à ce style;
– de modifier le style à l’aide de la boîte de dialogue principale;
– ou encore de mettre à jour le style sélectionné en fonction du formatage du paragraphe choisi.

Lors de la création ou de la modification d’un style, la boîte de dialogue est utilisée.

Pour le style paragraphe, elle est composée de 5 parties principales : Propriétés, mise en forme, aperçu, application du style et format.

Propriétés 

Dans Propriétés, vous pouvez nommer votre style. Portez une attention particulière lors de la création de vos noms de style afin de pouvoir facilement les retrouver par la suite.
Vous pouvez aussi sélectionner le type de style que vous voulez créer. Cette sélection modifiera votre boîte de dialogue selon les possibilités du type de style.

Par souci d’économie, il est aussi possible de récupérer une partie des styles déjà créés lorsque vous en créez un nouveau. C’est la fonction de la prochaine boîte de cette section.
Vous pouvez même aller jusqu’à choisir le style appliqué au paragraphe suivant.

Mise en forme 

Il s’agit des classiques : couleur police, interlignes, alignements, etc.  Pratique, il donne une idée générale de la disposition après application du style.

Application du style

Il permet de gérer quelques comportements comme les zones où l’application des styles va s’effectuer ou l’apparition du titre dans le panneau des styles. À gérer avec prudence puisqu’il peut avoir des effets immédiats sur un ensemble de documents ou sur plusieurs parties du document actif.

Format

Ici, nous retrouvons le regroupement de plusieurs outils de formatage tels que la police, le paragraphe, les tabulations, les bordures, langue, numérotation, etc. De quoi régler le style avec toute la précision voulue.

Style de caractère

Dans le cas des feuilles de style de caractère, les choix sont plus limités et reflètent le rôle de ce style. Ainsi, les propriétés de mise en forme sont évacuées de la boîte et l’application du style est restreinte.
Conseil : Si vous envisagez de créer vos propres feuilles de style, je vous conseille de créer de nouveaux gabarits pour chaque type de document que vous envisagez de produire. Vous pourrez y faire le ménage en éliminant les styles qui ne vous conviennent pas et en créant sur mesure ceux qui définiront vos nouveaux documents. Sauvegardez simplement votre nouveau fichier sous l’extension .dotx.

Créer ou modifier un style de liste

Vous pouvez appliquer des styles de listes à partir du ruban Accueil, sous paragraphe, le bouton Liste à plusieurs niveaux. Deux déclinaisons s’offrent à vous. Définition d’un style pour une liste ou pour une liste multi-nivaux. Le style pour liste seulement ouvre une boîte de dialogue qui couvre les éléments pertinents sur le même modèle que la boîte pour les styles de paragraphe. Dans le cas de la boîte pour les listes multi-niveaux, les choix sont plus nombreux et diffèrent selon les nouvelles fonctionnalités à configurer : niveaux de liste, style de numérotation, position des puces ou symboles utilisés, style associé, et ce, pour chaque niveau de la liste.

Conseil : prenez le temps de créer votre style de liste lorsque vous commencez un document plus structuré. Vous vous éviterez probablement bien des maux de tête lorsqu’il sera temps de modifier vos documents. Le « mélange des styles » a ses limites avec Word comme avec la plupart des logiciels de traitement de texte.

Créer un style de tableau

Les styles de tableau apparaissent lors de la création d’un nouveau tableau ou lors de la modification d’un tableau existant. Le ruban Design affiche des options pour le style des tables, une série de modèles de base et d’autres caractéristiques reliées à l’aspect du tableau : couleur de fond, épaisseur des traits, etc. Dans la partie présentant les modèles, en déroulant ce menu, nous avons accès à deux options : création d’un nouveau style ou modification. Ici encore, nous retrouvons la configuration pertinente : Propriétés, mise en forme, Aperçu, application des styles et format.

Suppression d’un style

La suppression d’un style est une manipulation simple, mais il faut vous assurer des répercussions de votre action. Heureusement, avant de pouvoir détruire un style, Word vous demandera de le confirmer, tout en vous indiquant s’il est appliqué dans votre document.
Bouton droit ou menu déroulant amène à l’option supprimer.

Gérer les styles

La gestion des styles dans Word se présente sous plusieurs formes. Vous pouvez gérer l’affichage des styles dans le panneau Styles grâce au bouton Options et sa boîte de dialogue. Styles à afficher : mises en forme disponibles, mises en forme utilisés, tous les styles, styles sur mesure; critères de tri de la liste des styles, etc.
Vous pouvez aussi utiliser le bouton gestion des styles qui vous donne accès à une boîte de dialogue composée de 4 onglets présentés en trois sections : configuration des styles, règles d’application des styles, gestionnaire d’importation/exportation.

Première section

Les 4 onglets présentent les fonctions modifier; recommandé; restrictions et définir les valeurs par défaut.
L’onglet modifier permet d’appliquer facilement des changements en triant la liste des styles selon vos besoins, en n’affichant pas les styles peu ou pas utilisés, etc., en mettant en tête de liste les styles utilisés couramment. Recommandé permet de modifier sur mesure des styles dans l’ordre de présentation des listes. Restrictions permet de gérer les styles pouvant être ou non en mode protégé. À n’utiliser que si vous utilisez la protection de document. Dans Définir par défaut, vous pouvez apporter des modifications aux styles sans pour autant changer les autres documents empruntant des styles utilisés (à l’aide de certaines fonctions permettant d’étendre les changements de style aux styles extérieurs au document).

Deuxième section

Les règles d’application permettent de limiter les changements apportés au document en utilisation ou au modèle de document utilisé.

Troisième section

La troisième section
Le bouton Importation et exportation ouvre une nouvelle boîte de dialogue qui permet de gérer le déplacement des styles et des macros d’un document à l’autre. Par défaut, les documents présentés sont le fichier en cours d’utilisation et le modèle normal.dotx.
Les documents contenant les styles à importer, exporter doivent être ouverts. La boîte de dialogue se présente de façon à permettre le déplacement des styles selon vos besoins à l’aide de deux fenêtres gauche/droite séparées par des actions de copie, suppression et renommer.
De cette façon, il est possible de déplacer vos styles de façon stratégique. Vous pouvez alors créer facilement vos propres modèles.

Identifier les styles

L’identification des styles peut se faire à l’aide du ruban Accueil sous la section Styles. Elle peut se faire en déployant le panneau droit à partir de la section Style. Elle peut aussi se faire grâce à l’utilisation de l’inspecteur de style, présent sur le panneau droit Styles, dans le bas complètement. Bien pratique, et si vous avez la place suffisante, il permet d’ouvrir une petite boîte de dialogue qui vous informe des styles de paragraphe et de caractère présents sous votre curseur. Vous pouvez du même coup accéder aux modifications de ce style ou simplement décider de le supprimer.
Le choix de l’outil permettant l’identification va dépendre de l’importance de votre document, du nombre de styles que vous gérez simultanément et de la grandeur de votre surface de travail. Comme nous l’avons vu avant, il est possible de gérer l’affichage des styles et d’en rationaliser l’utilisation en priorisant les plus utilisés, en n’affichant pas les moins utilisés ou en n’affichant que les styles propres au document.
Souvent, l’inspecteur reste dans mes préférés puisqu’il me donne directement l’information dont j’ai besoin.

Sinon, c’est selon vos habitudes de travail.

Les thèmes 

Comme nous l’indiquions au début, les thèmes dans Office sont un complément intéressant aux styles et aux modèles de document. Ils permettent de créer rapidement des documents bien structurés, ayant une présentation graphique homogène qui ne peut que renforcer votre image.

Utilisation des thèmes 

Les thèmes vous permettent de donner une « couleur unique » à votre document. En appliquant un thème, les choix liés aux couleurs, aux polices, aux styles et aux effets graphiques sont modifiés de façon uniforme.
Par défaut, le thème appliqué dans les nouveaux documents est le thème Office.

Les modifications de la couleur 

Il existe plusieurs palettes de couleurs déjà présentes dans l’onglet Couleur. Vous pouvez en sélectionner une ou créer une nouvelle combinaison de couleurs qui seront utilisées de façon uniforme dans votre document. Les couleurs s’appliquent au texte ou à l’arrière-plan, aux hyperliens et hyperliens déjà sélectionnés ainsi qu’à une palette de couleurs de base. 

Les modifications des polices

Sous l’onglet polices, vous pouvez appliquer les polices de votre choix à chaque élément de style que vous rencontrez. Vous pouvez aussi ajouter de nouvelles polices avec le bouton Customize fonts. De cette façon, vous pouvez identifier votre famille de polices en nommant chacune d’elles.

Les modifications des effets graphiques

Elles s’appliquent aux filigranes, à la couleur des pages ou aux types de bordures et d’ombrages utilisés dans le thème.
Pour terminer, il ne vous reste qu’à utiliser le bouton Thème pour enregistrer votre nouveau thème sous l’extension .thmx. 

Modification des thèmes

Comme les thèmes sont très liés aux styles, certaines précautions sont à prendre lorsque vous voulez modifier celui-ci.
Pour les styles pouvant être modifiés, il est conseillé de travailler uniquement avec les styles associés aux mentions Titres et Corps. Autrement, vous risquez de perdre l’uniformité de votre thème.
Il en va de même avec vos couleurs. Si vous devez les modifier, restez de préférence dans la palette que vous avez choisie initialement. 

Les modèles 

Les modèles sont la troisième partie à utiliser lors de la création de vos gabarits de documents.

Thèmes, styles et modèles se complètent afin d’assurer une uniformité à toute épreuve lors de la production de vos documents.
Les thèmes viennent chapeauter l’ensemble des documents que vous créerez en prenant certaines décisions quant aux éléments de style très généraux. Les feuilles de style viennent préciser vos choix. Et les modèles vous permettent de créer pour chaque combinaison thème-feuilles de style un gabarit pour un type de document, par exemple, un rapport, un questionnaire ou un formulaire.

Conclusion 

Le travail en amont pour la préparation et la configuration de ces outils pourra peut-être vous paraître insurmontable. Mais la règle est simple. Si vous produisez un document aux six mois, au diable les styles. Mais si vous avez l’intention de produire de nombreux documents pour votre organisation, vous serez plus que récompensé avec tout le temps de travail que vous récupérerez au fil des documents créés.

Serge Dufour

Serge Dufour

Technicien en documentation, technicien informatique et gestionnaire de projets chez Multiscripta

 

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Passionné par la recherche de solutions documentaires, je cherche constamment à trouver des moyens uniques de résoudre les besoins en information des organisations, entreprises et professionnels d’ici. Le traitement de l’information et sa présentation visuelle sont au cœur de tout ce qui me passionne. Écrire dans un blogue est une façon pour moi de partager cette passion avec tous ceux et celles qui la vivent dans leurs activités de tous les jours, comme défi, comme problème et comme motivation dans leur besoin de s’améliorer en tant que personnes et organisations.

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