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Services de numérisation et de gestion documentaire

Accédez à votre information essentielle quand et où vous le voulez

Bureau sans papier

Besoin d’espace, besoin de passer moins de temps à la recherche de vos informations, pourquoi ne pas joindre les rangs des organisations qui ont choisi cette nouvelle norme en matière de gestion de la documentation. Quelles que soient vos attentes, soyez enfin en mesure de mieux maitriser vos informations essentielles, d’y accéder facilement et de les partager selon vos besoins.

Numérisation et mise en valeur des documents

De la numérisation dans sa plus simple expression au traitement intelligent de votre information, trouvez la méthode la mieux adaptée à votre réalité et à vos besoins. Trouvez avez nous la façon la plus simple de numériser vos documents tout en respectant votre budget, votre environnement technologique, vos habitudes de travail, vos objectifs d’affaires. Que ce soit pour des besoins d’archivage ou pour faciliter l’accès à vos documents, choisissez la méthode la plus adaptée à vos besoins en numérisation.  

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Production de documents modifiables

Lors du passage de vos documents papier en documents numériques, il peut arriver que vous ayez besoin d’en traiter certains afin de préserver leur rôle. Formulaire papier, bon de commande, questionnaires d’entrevue, gabarits de travail, présentations standards de rapports, voici autant de documents qui pourraient demander un traitement particulier. Nous pouvons recréer pour vous les documents qui sont essentiels à vos activités en format de fichier de traitement de texte, ou encore en format PDF remplissable. Demandez-nous conseil.. 

Création de formulaires et bordereaux électroniques

Vous estimez que vous êtes rendu à un point critique dans votre organisation et qu’il est temps de passer à une autre étape. Pourquoi ne pas envisager une solution sans papier. Le bureau sans papier, avec toutes les déclinaisons qui lui sont propres, est une solution d’avenir pour votre organisation. Sécurité, accessibilité, facilité d’utilisation, protection, autant de termes qui sont là pour donner vie aux nouvelles valeurs de votre organisation. Laissez-nous vous conseiller avec cette nouvelle façon de gérer votre information.  

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Outils de formation numérique 

Donnez de la valeur à vos formations 

Microédition de manuels et guides numériques

Quel que soit le type d’activités que vous réalisez dans votre entreprise, assurez-vous de les documenter et d’en faire des outils de qualité pour la formation continue de vos ressources ou pour assurer la formation des nouveaux venus. Et le meilleur moyen d’assurer la continuité de vos activités, c’est de créer des outils de formation qui répondront à ces besoins. Cet exercice vous demandera initialement un travail important qui, une fois accompli, aura un impact durable sur la rentabilité de vos activités, sur le temps consacré à l’initiation et à la formation continue de vos ressources. Nous pouvons vous assister dans la création de vos guides et manuels afin de les rendre plus faciles à utiliser et ce, grâce à une préparation sur mesure des connaissances à transmettre, du contenu multimédia adapté et une présentation uniforme qui faciliteront vos formations.

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Capsules de formation vidéo

Votre organisation possède déjà des documents de formation. Ceux-ci, dans certains contextes, remplissent très bien leur rôle. Mais avec le temps, les habitudes changeantes de vos ressources et les changements dans votre organisation, il se peut que vous ayez besoin de repenser vos façons de faire. Pourquoi ne pas choisir des formations adaptées qui viendraient compléter votre cursus principal et ajouter un moyen plus efficace de former vos ressources. Les capsules vidéos remplissent très bien ce rôle. Elles permettent de rendre certaines formations plus autonomes. Elles s’adaptent facilement dans tous les milieux de travail. Elles soutiennent beaucoup mieux les formations de base que vous procurez déjà à vos ressources. Voyez avec nous, les différents aspects que vous pourriez développer grâce à la production de capsules vidéos. Sur mesure, répondant aux nouveaux besoins et présentant souvent un apprentissage amélioré, vous avez avantage à considérer cette avenue pour votre organisation.

Services de gestion documentaire  

Pour vous assister dans la gestion de votre documentation 

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Plans de classification

Le plan de classification de votre entreprise reflète vos activités et représente la structure de vos informations. C’est votre carte pour vous y retrouver, pour planifier vos besoins, pour retracer vos informations critiques. Que vous possédiez déjà un plan de classification ou que vous souhaitiez en créer un nouveau, vous pourrez en faire un outil de travail essentiel pour le développement de votre organisation. Identifiez vos ressources essentielles, retracez rapidement les documents les plus importants de votre organisation ou encore identifiez facilement la documentation manquante. Voici autant d’atouts que vous pourrez retirer de cet exercice.

Calendrier de conservation

Acquérir un calendrier de conservation ou bonifier celui que vous avez déjà vous apportera la garantie d’une meilleure protection des informations vitales de votre organisation. Bien que l’exercice demande un travail important, il est aussi la clé d’un système d’information bien protégé. Conservez les documents qui sont essentiels à votre organisation. Identifiez les documents critiques qu’il vous fait protéger. Éliminez les documents devenus inutiles qui encombrent vos bureaux et évitez les recherches fastidieuses de vos documents. Économisez espace et temps en ne gardant que ce dont vous avez réellement besoin. Voilà autant de façons de profiter pleinement d’un outil devenu incontournable de nos jours. 

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Protection des documents numériques

La protection des documents numériques est une pratique devenue indispensable. Vous avez de nombreux documents en format papier pour lesquels vous appliquez diverses mesures de protection : systèmes anti-feu, classeurs sous clé, entreposage, copies multiples, etc. Vous devriez assurer une protection aussi importante pour vos documents numériques. Sauvegardes multiples, chiffrement de fichiers, exportation de fichiers, stratégies d’accès aux documents, voici autant de façons d’assurer une meilleure protection de votre documentation numérique.

Indexation et recherche des documents

De nos jours, les besoins en information dans la plupart des organisations deviennent de plus en plus importants. Les documents se multiplient, les sources sont nombreuses, vos répertoires et serveurs accumulent de plus en plus de connaissances et d’information. Et toute cette information devient de plus en plus difficiles à maitriser. Et pourtant, l’accès à cette information représente un des éléments clé de votre croissance. Nous pouvons vous assister, vous présenter des outils, vous donner des pistes qui vous aideront dans la réalisation et l’amélioration de cette démarche essentielle à votre croissance.

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Services de consultation en documentation

Vous avez besoin de pousser votre réflexion concernant le traitement de vos documents. Vous avez des problèmes avec l’identification et le repérage des informations essentielles à vos activités. Vous cherchez des solutions pour mettre à jour votre cadre de classement afin de mieux représenter vos activités actuelles. Vous voulez avoir un avis sur la façon de protéger la confidentialité de vos documents. Nous pouvons vous assister dans votre exercice et vous faire part des moyens que vous pourriez mettre en place pour votre documentation.