PRÉSENTATIONS POWERPOINT

Les bases

 

Présentations PowerPoint :

les règles de l’art

 

 

 

Serge Dufour, rédacteur, Multiscripta, chef de projets documentaires

13 novembre 2019

Règle numéro 1, il y a autant de règles qu’il y a de combinaisons de public, de présentateur et d’objectifs, pour n’en nommer que les principales. Définir des règles de l’art pour les présentations représente donc, en ce sens, un défi. Contenu multimédia, animation, importance du texte, couleurs, public cible, objectifs, type de présentateurs, ce sont là quelques-uns des éléments dont vous devriez tenir compte si vous voulez définir la forme finale de votre présentation.

Objectifs visés par la présentation

Un des éléments les plus importants pour déterminer le contenu de votre présentation est l’objectif visé. À ce titre, vous devez déterminer quelles sont les attentes que vous avez par rapport à cet exercice. Celles-ci peuvent se décliner en fonction du but visé.

1. Informer votre public cible, l’aider à comprendre des notions, initier un processus d’apprentissage, etc. Le but est plus pédagogique.

C’est un peu l’objectif, par exemple, des présentations dans un cadre scolaire ou scientifique, où il faut apporter de la nouvelle information à votre public, de nouveaux apprentissages. Ce qui est de l’ordre des faits, des connaissances, des projets déjà définis qui demandent une meilleure compréhension.

2. Convaincre ou influencer votre public cible. Vous voulez lui vendre une idée, l’amener à adhérer à une idée, un concept.

C’est un peu la présentation de projections en tout genre, projection des ventes, plans d’affaires, plans stratégiques, présentation de votre proposition d’affaires, de vos services, etc.

3. L’appel à l’action. Vous voulez que votre public achète vos services, qu’il sorte de votre présentation avec la motivation nécessaire pour poser un geste concret.

C’est un peu l’idée d’amener votre public à accepter une décision d’affaires, un changement dans votre organisation, une nouvelle procédure, etc.

4. La prise de conscience et la confrontation, expliquer une problématique, exprimer un questionnement sur un sujet difficile.

C’est d’aborder une situation sociale complexe avec votre public, les difficultés rencontrées dans les organisations ou dans l’ensemble de la société, les changements négatifs qui sont en cours, problèmes environnementaux, troubles sociaux, etc.

 

 

Dans tous ces cas, ce dont vous voulez vous assurer, c’est que votre message demeure dans l’esprit de votre public bien après la fin de votre présentation, que ce message soit assez fort pour atteindre l’objectif que vous vous êtes fixé et que des conséquences bien visibles se manifestent : augmentation des ventes, conversion, conscientisation, nouveaux apprentissages, etc.

Nous verrons un peu plus loin que, comme dans le cas de beaucoup d’autres types de documents, la préparation de votre présentation peut se faire avec les mêmes méthodes de base : définition des idées principales, secondaires, brainstorming, storytelling, création de maquettes, plan général de la présentation, etc.

Type de clientèle et mission

Vous avez commencé à définir vos objectifs et le type de message que vous voulez communiquer. Maintenant, il vous faut vous concentrer sur votre clientèle, le public cible. Vous devez le comprendre au mieux de vos connaissances si vous voulez vous assurer de l’efficacité de votre message.

Les types peuvent se décliner de bien des façons : caractéristiques socio-démographiques, origine, etc. Par exemple, vous pouvez déterminer que votre clientèle est corporative, issue du milieu des affaires et qu’elle maitrise des connaissances spécialisées. Il peut s’agir d’étudiants en cours de formation, de scientifiques réunis en congrès, de collègues de travail, d’un public général indéterminé présent dans un salon. Vous pouvez essayer de déterminer des faits aussi simples que le nombre de personnes présentes, leurs intérêts connus, leurs professions, leur moyenne d’âge, le caractère homogène ou hétérogène des participants, etc.

Cette connaissance est essentielle pour la détermination de votre contenu. C’est évident à dire, mais parfois, c’est une observation qui peut être négligée. Les graphiques ne rebuteront pas les experts, les schémas de concept ne feront pas peur à des scientifiques, les images « pleine diapositive » seront bien accueillies par un public plus général.

Votre présentation pourra donc se modeler aux capacités auxquelles vous pouvez vous attendre de votre public. À ne pas oublier, bien que des présentations puissent être plus étoffées dans un cadre académique, certains principes demeurent essentiels et ce, quelle que soit l’origine de votre public. Les capacités d’attention du cerveau, qu’il soit celui d’un universitaire ou d’un participant pris au hasard, ne divergent pas énormément. Ainsi, comme nous le verrons plus loin, les présentations plus simplifiées, avec des idées résumées, représenteront toujours un avantage. La synthèse des données et des concepts et la façon de les présenter ne peuvent que garantir l’atteinte de vos objectifs. Plus vous connaîtrez votre public, plus vous pourrez ajuster votre message, plus vous serez compris. 

Plus vous connaissez ses interrogations, ses intérêts, ses préoccupations, plus vous arriverez à bon port.

Quel type de présentateur êtes-vous?

Nous survolerons ce sujet qui demanderait un article complet pour ne mentionner que quelques observations comme la rapidité de votre débit, votre aisance à interagir avec un public, votre niveau de compétences sur le sujet que vous présentez, etc. Autant d’éléments qui nécessitent une préparation adaptée et une bonne connaissance de soi-même.

Par exemple, plus votre maîtrise du sujet est assurée, plus vous pouvez alléger votre contenu en vous concentrant sur les éléments graphiques qui soutiendront votre propos.

Le contenu de votre présentation

Les éléments généraux les plus pertinents concernant votre contenu s’articulent autour d’idées générales comme la simplicité, la cohérence, la structure, les émotions.

La simplicité

Véritable leitmotiv que l’on retrouve sur tous les blogues de présentation, cette idée, aussi valable dans d’autres médias, ne fait que refléter le bon vieux dicton  « trop, c’est comme pas assez ». De la présentation zen au travail de résumé, les moyens de simplifier votre propos ne doivent pas être négligés. Ce qui ne veut pas dire qu’il faille vider vos diapositives pour autant. Ne pas oublier la règle numéro 1 présentée au début. Si votre objectif est de présenter le développement d’une nouvelle molécule dans un congrès scientifique, bye, bye le dépouillement. Vous pourrez alors, par exemple, travailler sur des schémas simplifiés qui découpent les différents processus que vous tentez de présenter en évitant les diapositives remplies de texte et utiliser les différents renvois à vos documents d’accompagnement qui, eux, pourront être consultés à tête reposée.

À ce propos, les travaux de Richard Mayer, une sommité de l’enseignement par le multimédia, ont permis de dégager des principes qui s’appliquent pour la plupart des types de documents. Ils se résument à des idées simples telles que (1)  :

Le principe de cohérence : se débarrasser de ce qui ne sert pas la compréhension générale de ce que vous présentez.

Le surlignage : mettre en évidence les choses les plus importantes, les idées principales.

La répétition : présenter la même information sous plusieurs formes.

La contiguïté spatiale : associer des images et du texte, ce qui facilite la mémorisation.

La contiguïté temporelle : associer voix (narration) et multimédia pour améliorer l’apprentissage.

La segmentation de l’animation : présenter des éléments multimédias de plus courte durée toujours dans le même but.

La préformation : s’apparente à la communication d’informations avant la présentation dans le but de préparer l’auditoire.

La modalité : éviter autant que possible l’usage de plusieurs messages par canal. En présentant, par exemple, une image (visuel) accompagnée par un commentaire (auditif). 

Le principe multimédia : de façon générale, associer des mots à du multimédia favorise l’apprentissage.

La personnalisation : utiliser le mode de la conversation avec votre public. Ce qui permet une meilleure adhérence de celui-ci.  

L’application de cet ensemble de principes, qui sont la base même d’une bonne présentation, vous demandera assurément plus de travail, mais vous permettra de faciliter en grande partie l’atteinte de vos objectifs.

Demandez-vous : une semaine après votre dernière présentation, combien de personnes se souviendront de ce que vous avez présenté. Ou encore pire, vers la fin de votre présentation, combien de personnes vont se rappeler de ce que vous avez expliqué au début.

Travail préliminaire 

La structure de votre présentation se bâtit comme dans la plupart des autres types de document : introduction, corps de la présentation et conclusion avec, possiblement, un appel à l’action. Vous pouvez construire votre présentation en vous inspirant de méthodes simples qui vous donneront un avant-goût de ce que vous voulez présenter.

Des maquettes

Pensez, par exemple, à créer des maquettes de vos diapositives. De simples cartons, quelques feutres et vous voilà parti pour économiser des heures de page blanche et de reprises devant votre logiciel. L’exercice peut sembler superflu pour plusieurs, mais il vous permettra de concevoir une présentation plus uniforme qui facilitera la création de vos masques de diapositives et vous donnera rapidement une idée générale du résultat attendu.  

Des histoires

Racontez une histoire, si cela s’y prête, bien entendu. 

Le storytelling ou communication narrative est une méthode qui permet de présenter du contenu en le superposant à une histoire que vous présentez afin de susciter l’intérêt de votre public. Il s’agit de présenter votre contenu comme on présente un récit, un conte : présentation des éléments de départ avec les protagonistes, les personnes impliquées, etc.; le lancement du récit avec des événements qui viennent bousculer la situation initiale; les actions entreprises pour résoudre ce problème ou la quête d’une solution; la résolution, la solution est enfin trouvée et les conclusions tirées. Le développement de cette méthode peut s’avérer ardu, mais les résultats qui y sont associés vont vite vous faire oublier le temps que vous y aurez consacré.

Grilles, gabarits et modèles 

À ce chapitre, il faut se référer à tout ce que peut offrir PowerPoint pour la gestion de vos styles. Basé sur la production de vos maquettes, l’exercice se fait en concevant les nombreux masques que vous aurez conçus pour assurer une présentation uniforme de votre présentation, gage d’une plus grande adhésion de votre public. Vous pourrez consulter un article que j’ai consacré à la gestion des styles dans PowerPoint, article qui explique les bases à maitriser pour réaliser un travail de préparation efficace. 

Les principes déjà évoqués pour la présentation de votre contenu s’appliquent sans problème à cet aspect du travail : cohérence dans la présentation, utilisation d’une charte graphique, uniformisation des éléments textuels et de mise en page, le style et la qualité des éléments multimédia utilisés…   Les règles à appliquer pour la création de vos masques de diapositives peuvent facilement être inspirées de celles que l’art publicitaire utilise.

Chemin visuel, règle des tiers, zones de repos, ce sont là quelques exemples des principes qui peuvent vous guider dans la composition des masques. Nous aurons ainsi à considérer des éléments comme l’usage des couleurs, des textures, des formes de base et de leurs rapports, l’équilibre entre le fond blanc et les surfaces consacrées au texte et aux éléments graphiques, l’utilisation des contrastes forts ou faibles pour mettre vos idées en relief, l’uniformité entre l’ensemble de vos diapositives, l’utilisation bien pensée de vos polices et de leur importante, des ratios plus harmonieux entre votre texte, vos images et vos blancs, et autres attributs visant à susciter chez votre public la posture qui répond à vos objectifs (pédagogiques, émotionnels, etc.).

Animations 

L’utilisation d’une animation dans PowerPoint représente un grand avantage qui se traduit aussi par une évaluation stricte de sa nécessité. L’animation, comme le schéma, le graphique ou l’image, ne doit pas nuire à la compréhension de votre propos. Utilisée pour expliquer des processus, elle peut devenir très édifiante, mais lorsqu’elle se met à ressembler à un feu d’artifice, vous perdez rapidement vos joueurs.

Parmi les animations souvent les plus pertinentes, nous retrouvent les entrées et les sorties dans votre diapositive. Elles peuvent aussi mettre en relief LE point que vous essayez de communiquer. Elles doivent, de préférence, être courtes et utilisées de façon à en faciliter la prévision tout au long de votre présentation. Ainsi, vous pouvez penser à introduire et faire partir votre animation toujours de la même direction. Si vous utilisez une animation pour faire apparaître un élément, essayez de vous cantonner à réutiliser toujours le même type d’animation dans les mêmes cas.

Contenu multimédia

Si l’on se réfère aux 10 principes de Mayer énoncés plus haut, l’importance du contenu multimédia n’est surtout pas à sous-estimer. Équilibre, équilibre, équilibre. L’exercice associé au choix de ce type de contenu demande de nombreux ajustements pour en arriver à créer une présentation des plus efficaces. Vous pourrez vous poser des questions comme : est-ce que cet élément est vraiment complémentaire au contenu; est-ce que cet élément favoriser l’intérêt du public, etc.

Graphiques, schémas et illustrations

Le but général de ces éléments est de résumer un propos, une idée, un concept. En ce sens, présenter un schéma ou un graphique dans une présentation est tout à fait approprié? La présentation de ce type d’élément doit répondre aux mêmes contraintes que celles qu’on retrouve dans d’autres applications. Est-ce que ce schéma est trop complexe pour être compris rapidement? Est-ce que ce graphique n’est pas trop surchargé ou contient-il trop de séries, le rendant illisible en moins de 15 secondes? 

À l’avantage d’une bonne animation, un schéma, par exemple, peut être présenté avec une animation simple qui permettra de se faire succéder les principales idées de votre diapositive, un élément à la fois, permettant d’analyser rapidement un concept qui aurait pu prendre quelques diapositives de texte plutôt ennuyeuses. Les images entrent dans la même catégorie. De plus, elles peuvent servir volontiers la trame de votre storytelling. Étant souvent plus facilement associées à de nombreuses émotions, vous pouvez parsemer votre présentation de celles-ci pour vous assurer de susciter un intérêt tout au long de votre présentation.

N’hésitez pas à la présenter en plein écran et à en faire le seul élément d’une diapositive que vous pouvez accompagner de vos commentaires. Assurez-vous que la qualité de vos photos est supérieure, quitte à négliger une photo qui, bien qu’elle soit très bonne, se présente dans une résolution trop pauvre. La qualité générale des photos présentées sur les sites d’images gratuites s’est grandement améliorée depuis 5 ans. Vous trouverez sûrement de quoi vous satisfaire : Pexel, Unsplash, etc. Essayez de présenter vos éléments graphiques toujours de la même façon, à l’aide des masques que vous aurez créés.

Texte

Les conseils sont nombreux ici, mais vous devez déterminer avant tout ce que vous cherchez à créer. Comme je le mentionnais un peu plus haut, si vous présentez des avancées scientifiques en pharmacologie, la petite phrase-choc ne sera pas suffisante. Si vous avez à détailler une nouvelle règlementation, même chose ici. L’importance du texte utilisé sera plus ou moins importante. Plus si vous communiquez des faits et des connaissances, moins si vous voulez communiquer des émotions.

Malgré cela, de nombreuses autres techniques vous permettront de mettre en relief votre information clé. L’utilisation de couleurs et de contrastes, de polices et de tailles adaptées, de graisses (gras, italique, etc.)

Les polices

L’utilisation d’une seule famille de polices voire même d’une seule police est souvent recommandée. En général, vous pouvez choisir deux polices, une pour les titres et une pour le corps du texte. C’est suffisant. Au-delà, c’est contre-productif. En limitant ces choix, vous facilitez la compréhension générale de votre présentation. Vous facilitez ainsi la lecture de votre auditoire qui n’a pas à s’adapter continuellement à de nombreux changements.

Le type de police

Les polices avec empattement (2)  sont généralement réservées aux documents que vous consultez de près, à l’écran sur papier. Tandis que les polices sans empattement sont idéales pour les titres et les textes courts :calibri, arial, tahoma, helvetica, les choix sont plus que nombreux. (3-4)

La composition

Les règles à appliquer s’inspirent directement des 10 commandements que nous avons mentionnés un peu plus haut. Les propos ont intérêt à être résumés et accompagnés par les explications du présentateur ou du contenu multimédia pertinent. Tous les éléments superflus du texte doivent être éliminés ou dirigés vers du matériel d’accompagnement. Si c’est envisageable, bien entendu. Il s’agit d’atteindre un bon équilibre entre ce que vous projetez sur l’écran et ce que vous expliquez à votre public. Chaque diapositive devrait, de préférence, n’aborder qu’une seule idée. Plus l’idée est complexe, plus vous avez intérêt à la décliner à travers plusieurs diapositives.

Vos textes ne doivent pas contenir d’erreurs grammaticales ou de fautes d’orthographe. Demandez à ce qu’on vous relise et vous conseille. Quand c’est pertinent, faites en sorte que vos textes s’adressent directement à votre auditoire. Dans beaucoup de types de présentation, la communication avec l’auditoire peut s’apparenter à une discussion, un échange. Ce qui facilite l’adhérence et l’attention.

Matériel d’accompagnement

Le matériel d’accompagnement est la meilleure façon d’améliorer l’attention de vos participants. Tout comme dans n’importe quel autre processus d’apprentissage, lorsqu’un auditeur peut se concentrer uniquement sur les idées les plus importantes, sachant que les détails en sont déjà consignés, son attention s’en trouve souvent améliorée.

De nombreuses approches permettent d’atteindre cet objectif :  Si c’est possible, informez vos auditeurs que le contenu de la présentation sera disponible et ses documents d’accompagnement. Faites-en le rappel au début de votre présentation. À défaut, si vous faites circuler votre présentation, utilisez la zone des notes. Si c’est pertinent, imprimez-les. Ajoutez, en annexe, une bibliographie et une webographie de toutes les références qui vous allez citer durant votre présentation ou des références générales qui pourraient intéresser votre auditoire. Identifiez les différents renvois internes que vous pouvez utiliser dans votre présentation afin d’en faciliter sa révision.

Conclusion 

Plus vos objectifs seront clairs, plus vous travaillerez à leur adéquation avec votre contenu, plus votre travail touchera l’auditoire que vous voulez atteindre. Beaucoup de courants de mode existent autour de la création de présentations. C’est l’air du temps. La seule chose dont il faut se souvenir lorsque vous décidez de construire une présentation, c’est votre auditoire… et vous. 

Lui, parce que vous voulez le toucher … et vous, parce qu’en tant que présentateur, vous avez à composer avec vos forces et faiblesses, ce qui se reflétera dans votre présentation.

Références
1. Tiré de Conception rationnelle de documents : https://dumas.ccsd.cnrs.fr/dumas-01133929/document  
2. Définition police avec empattement : https://fr.wikipedia.org/wiki/Empattement_(typographie)
3. Définition sans empattement : https://fr.wikipedia.org/wiki/Empattement_(typographie)
4. Voir l’article « Police de caractères » : http://bdl.oqlf.gouv.qc.ca/bdl/gabarit_bdl.asp?id=5101.

 

 

Serge Dufour

Serge Dufour

Technicien en documentation, technicien informatique et gestionnaire de projets chez Multiscripta

 

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Passionné par la recherche de solutions documentaires, je cherche constamment à trouver des moyens uniques de résoudre les besoins en information des organisations, entreprises et professionnels d’ici. Le traitement de l’information et sa présentation visuelle sont au cœur de tout ce qui me passionne. Écrire dans un blogue est une façon pour moi de partager cette passion avec tous ceux et celles qui la vivent dans leurs activités de tous les jours, comme défi, comme problème et comme motivation dans leur besoin de s’améliorer en tant que personnes et organisations.

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